Objetivu espesifiku
Iha formasaun ida
ne’e nia rohan, partisipante sira sei :
•
Komprende konaba saida mak eskritóriu no
ninia jestaun,tanbasa organiza eskritóriu ida.
•
Komprende funsaun bazika jestaun eskritóriu nian
•
Komprende prosedimentu
no sira nia razaun
•
Oinsa uza ho diak ekipamentu eskritóriu nian
•
Komprende jestaun ba arkivu dokumentu sira,
prepara relatoriu, nsst.
•
Komprende oinsa hasa’e produtividade iha
serbisu fatin
I.
ESKRITÓRIU, KANTOOR, OFFICE
Ohin loron iha mundu moderna no iha kualker
organizasaun moderna, iha governu ka negosiu tenke iha eskritóriu ne’ebé
esensial tebes ba efisiensia jestaun organizasaun nian. Ita la’o iha fatin
públiku ita haree uma balun ki’ik no simples hela to’o ida bo’ot, bele to’o
andar barak ne’ebé ema hatene hanesan edifisiu ka eskritoriu.
1. Definisaun
a. Eskritóriu
mak fatin ka babain uma (edifisiu) ka fatin balun hosi uma ne’ebé organizasaun
ida halo nia serbisu (Office is
understood here as a location usually a building or portion of a building,
where an organization or government conducts its business).
b. Fatin
ne’ebé operasaun administrativa halao ba (Office is a place where clerical operations are carried on -
Denyer, J.C.)
c. Fatin
serbisu iha ne’ebé profesional ka staff administrativa dezempena sira nia
funsaun (a place of business where
professional or clerical duties are perfórmed)
d. Eskritóriu
mak unidade ida iha ne’ebé halo rejistu hotu-hotu ho objetivu atu kontrollu,
planeia no prepara jestaun organizasaun nian bele efisiente, oinsa rezolve no
prezerva rejistu hirak ne’e. Eskritóriu fórnese fasilidade ba komunikasaun
interna no esterna no koordena atividade hosi departementu oioin iha
organizasaun nia laran. (Office is a unit where relevant records fór the
purpose of control, planning and efficient management of the organisation are
prepared, handled and preserved. It provides facilities fór internal and
external communication and coordinates activities of different departments of
the organisation’’. —Littlefield, Rachel and Caruth).
Hosi definisaun temin iha leten, eskritóriu refere
ba Fatin (espasu) ka uma (edifisiu) ka fatin ida hosi edifisiu hanesan sala
(room) aloka ba ema hodi halo atividade administrativa (clerical works, no
jestaun hanesan planeia, organiza, orienta no kontrollu, etc.
Simples de’it, eskritóriu bele defini hanesan fatin
ka espasu ida iha ne’ebé atividade hothotu relasiona ho rekoilla, prosesa,
armazena, no distribui infórmasaun ba jestaun organizasaun ida efisiente no
efetivu.
Naran seluk ba office iha Portuges mak hanesan
Gabinete, purezemplu Gabinete (gabinete
PM/office of the PM, gabinete Diretor Geral)
Lia-fuan office iha Inglês refere mós ba purezemplu
a. Serbisu,
funsaun ida (office boy)
b. Puder/power
(Of a government or government official holding an office means being in power,
“during his first year in office” = during his first year in power, the new
government took over the office, etc.
2. Karakterístika eskritóriu
a. Rekoilla
informasaun (collecting information)
b. Prosesa
informasaun (processing information)
c. Armazena
informasaun (storing information)
d. Koordena
informasaun (coordinating information)
e. Distribui
informasaun (distributing information)
3. Objetivu eskritóriu
(1)
Apoiu ba Jestan (Aid to Management):
Apoiu ba Jestaun liu hosi funsaun:
a. Diresaun
(Direction): Diresaun/orientasaun no matadalan
jestaun ba seksaun no departementu sira hasai hosi eskritóriu (Direction and
guidance of management to various sections and departments are issued through
the office).
b. Komunikasaun: Eskritóriu serve hansesan kanal komunikasaun nian entre parte hirak
diferente iha organizasaun ida nia laran, purezemplu korespondensia, email,
fax, nsst.
c. Planeamentu: Eskritóriu ajuda fórnese
infórmasaun no dadus hodi jestaun bele planeia ka halo planu atu funsaun no
progresu organizasaun nia lao ba oin ho lalais,
d. Koordenasaun: Eskritóriu
fasilita mos koordenasaun liu hosi mantein ligasaun entre departementu sira iha organizasaun nia laran.
(2)
Prezerva dokumentu sira rejistu (Preserving Records)
Prezerva no mantein
rejistu no dokumentus organizasaun nian (arkivu, nsst).
(3)
Fornese infórmasaun (Providing Infórmation)
Fornese tipu infórmasaun
ne’ebé loos ba jestaun iha tempu ne’ebé presiza no ba parte sira eksternal.
(4) Fornese atendementu
eskritóriu (Providing Office Services)
Fornese serbisu
administrativa no sekretariadu nian ba nivel ezekutivu sira, imprime surat, fotokopia,
lori surat ba parte relevante, nsst.
(5) Distribuisaun
serbisu (Distribution of work)
Distribuisaun
serbisu ba impregadu oioin no identifika sira nia tarefas no funsaun.
(6) Selesaun no
Apontamentu (Selection and Appointment)
Halo selesaun no
kolokasaun ba impregadu sira.
Badak de’it katak eskritóriu
importante tebes ba organizasaun ida (In short, the office is an important
and indispensable part of every organisation).
4.
Importansia
hosi Eskritóriu
Eskritóriu importante tebes ba organizasaun
hotuhotu, hanesan kakutak ema moris nian, eskritóriu mak sentru ba
funsionamentu organizasaun, ajuda jestaun planeia, ezekuta, komunika,
kontrollu, no koordena atividade sira hodi bele atinji objetivu organizasaun
nian ne’ebé determina tiha ona.
Importansia eskritóriu bele haree hosi
diskusaun tuir mai:
1. Eskritóriu hanesan sentru atendementu
(Office as a service centre)
Eskritóriu fórnese atendementu ba:
a.
Hakerek surat, duplika, emprime, fó infórmasaun
hirak mai hosi rejistu, fórnese fórmatu surat no material eskritóriu nian, etc.
- La
iha organizasaun ida mak bele serbisu no funsiona diak sem atividade sira
temin iha leten. Tanba ne’e esktritoriu dalabarak refere ba sentru fó
atendementu.
2. Eskritóriu hanesan sentru ida memoria
nain (Office as a memory centre)
- Tipu infórmasaun
hotuhotu ema rejista, tuir mai arkiva no halot ka prezerva iha eskritóriu
no distribui ba jestaun bainhira presija.
- Tranksasaun
no atividade oioin organizasaun nian ne’ebé rejista no armazena halo
eskritotiu sai hanesan sentru memoria, sentru infórmasaun, kakutak ba
organizasaun
3. Eskritóriu hanesan kanal komunikasaun
(Office as a channel of communication)
- Liu
hosi eskritóriu mak komunikasaun, liuliu komunikasaun hakerek ka eskrita
prosesa hodi liga entre departementu no nivel diferente organizasaun nian.
- Organizasaun
ida monu ka failla, maski iha rekursu di’ak ka sufisiente bainhira ninia
sistema komunikasaun la efetivu.
4. Eskritóriu hanesan koordenador (Office
as a co-ordinator)
- Eskritóriu
mantein ligasaun ho departementu hotuhotu iha organizasaun nia laran no
halo departementu sira infórmadu konaba saida mak mosu ka akontese iha
departementu hirak ne’e.
- Tanba ne’e, eskritóriu fórnese baze ba koordenasaun
entre departementu sira. Purezemplu, entre planeamentu
no finansas, lojistika. Koordenasaun ne’e importante hodi bele halo
jestaun organizasaun nian efetivu liu.
5. Eskritóriu hanesan kontrolu nain ida
(Office as a controller)
Eskritóriu mak fatin ba ogranizasaun halo kontrollu.
Lian fuan seluk katak kontrollu nuudar funsaun ida nesesariu jestaun nian ne’ebé
ezekuta liu hosi eskritóriu. Kotrollu rekere:
a.
estabele padraun ka estandar sira
b.
Sukat dezempenu hasoru padraun ka
estandar sira
c.
Koloka didiak desviu sira mosu, no
d.
Halo koresaun ba desviu sira ne’e tuir
padraun/estandar no planu sira
6. Eskritóriu hanesan intermediariu ida
(Office as a intermediary)
- Eskritóriu
mantein kontaktu ho entidade sira iha liur no liga organizasaun ho kliente
sira, fórnesedor sira, nsst.
b.
Eskritóriu atende duvidas, perguntas, rekizasaun no keixa sira
7. Importansia eskritóriu ba empregadu
sira (Importance of office to employees)
- Responsibilja
ba oinsa organiza ho diak lista prezensa ka atendementu, preparasaun ba
lista salariu, halo orariu serbisu no orariu selu salariu, nsst.
- Responsibilija mos ba funsionamentu
programa oioin ne’ebé fó benefisiu ba traballador sira hanesan
seguru/jaminan ba grupu, fó insentivu, nsst.
8. Importansia eskritóriu ba kliente
sira (Importance of office to customers)
- Eskritóriu
serve hanesan pontu ligasaun entre organizasaun ho ninia kliente sira.
Duvidas, rekizisaun ruma, no keixa hetan atendementu hosi eskritóriu.
b.Nia
fó hatene produsaun oioin no sira nia utilizasaun hanesan infórmasaun ba
kliente sira.
9. Importansia ba públiku jeral (Importance
to general public)
- Eskritóriu
serve hanesan fatin ligasaun entre publiku ho organizasaun.
- Nia
responsabilija ba kriasaun imajen diak organizasaun nian iha ema nia
hanoin no haree. Purezemplu hatudu hosi parte resepsaun.
Funsaun Ekritoriu Moderna (Functions of
a Modern Office)
• Funsaun
maior eskritóriu nian mak rekoilla, prosesa, no distribui infórmasaun. Infórmasaun
ne’ebé aktualizadu no loloos relasiona ho organizasaun no organizasaun ka
ajensia sira seluk sempre afeta organizasaun em termus atu halo desizaun no
politika.
• Nune’e
mos, eskritóriu asumi responsabilidade seluk hanesan asegura patrimoniu,
jestaun pesoal nian, aprovizionamentu ne’ebé atu apoiu funsaun maior temin iha
leten.
a. Funsaun Bazika (Basic Functions)
b. Funsaun Administrativa (Administrative functions)
A. Funsaun Sira Báziku (Basic functions)
Funsaun bazika mak sira funsaun sira ne’ebé tenke
halo hosi organizasaun, mak hanesan simu no fo informasaun. Funsaun bazia
hanesan tuir mai:
1. Rekoilla infórmasaun (Collecting infórmation)
a. Eskritóriu
simu no rekoilla infórmasaun konaba atividade oioin organizasaun nian.
- Infórmasaun
hirak ne’e bele hetan hosi fóntes internal no eksternal.
- Fontes internal mak empregadu no departementu sira
iha organizasaun nia laran. Infórmasaun hirak
nee iha fórma karta, sirkular sira, relatoriu.
- Fontes
eksternal mak kliente sira no fornesedor sira. Infórmasaun hirak ne’e liu hosi karta, lista hola
sasan, invois, perguntas ruma, relatoriu ruma, etc.
- Parte ezekutivu sira iha organizasaun bele rekoilla
infórmasaun liu hosi sira nia vizita ba organizasaun sira seluk.
2. Rejistu informasaun (Recording information)
a.
Eskritóriu
mak kontinua rejistu inormasaun hotuhotu rekoilla hosi ontes oioin atu nune’e
bele prontu no disponivel ba jestaun.
- Informasaun hirak ne’e iha fórma korespondensia,
relatoriu, deklarasaun, sirkular, lista, diagrama, livru, etc.
- Eskritóriu
tenke mantein mos dokumentus balun tuir lei hateten.
3.
Aranja, analiza no prosesu infórmasaun (Arranging, analysing and processing the
information)
a. Rekoillamentu
ba informasaun iha eskritóriu jeralmente tenke organiza ho didiak. Faktus,
numeru hirak ne’ebé simu tenke halo prosesu, analiza, no koloka ho didiak, atu
nune’e util duni ba jestaun sira.
- Relasiona ho ida ne’e, deklarasaun
finanseira no estatistika, diagrama, lista sira, relatoriu sei tau iha forma
sumariu no preparadu bainhira jestan sira husu.
4. Prezerva infórmasaun (Preserving Infórmation)
a. Informasaun
sira ne’ebé simu sei analiz, halo identifikasaun, selesaun, no prezerva ho
maneira ka meius ida ekonómiku, no sientífiku.
- Tipu
ekipamentu, filing cabinets, etc. uza hodi prezerva informasaun hira ne’e.
Sira ne’ebé la relevante no la nesesariu ona sei so’e tiha atu nune’e bele
iha nafatin espasu ka fatin ba informasaun foun no iha valor ba
organizasaun.
5. Hato’o informasaun
(Supplying information)
Akumulasaun no
prosesu ba informasaun sei la iha fólin bainhira la komunika. Eskritóriu
serve hanesan meius ka dalan ka kanal ba:
a. Hafoin
rekoilla, rejistu, no prosesa hodi fórnese ka kanaliza ba jestaun, no
- Polítika,
desizaun, matadalan, no instrusaun sira hasai hosi jestaun ba departementu
sira mos la’o ka kanaliza liu hosi eskritóriu.
- Informasaun
hirak ne’e bele distribui verbalmente no pur eskrita.
B. Funsaun Administrativa (Administrative
Functions)
a. Funsaun
administriva hanesan funsaun adisional ba funsaun baziku. Maski nune’e sem
funsaun ida ne’e defisil ba serbisu eskritóriu ida atu lao ba oin ho diak.
- Funsaun
ida relasiona ho protesaun no asegura patrimoniu, mantein no hasa’e efisiénsia
operasaun, kontrollu ba material eskritóriu (stationery), selesaun no uza
ekipamentu, formasaun, kolokasaun, remunerasaun ba staff, nsst.
- Funsaun
hirak tuir mai normalmente konsidera hanesan funsaun administrativa:
1. Funsaun Jestaun (Management functions)
a. Funsaun
hirak jestaun nian bele aplika mos ba funsaun jestaun eskritóriu nian.
- Serbisu
eskritóriu nian tenke planeia, organiza, koloka ema ho diak halo
komunikasaun, koordenasaun, motivasaun hodi ezekuta planu.
- Tuir mai iha kontrollu atu asegura efisiensia
operasaun iha eskritóriu. Staffing, diresaun, komunikasaun, koordenasaun,
motivasaun importante mos ba jestaun eskritóriu.
2. Institusionaliza sistema no rutina eskritóriu
(Instituting office systems and routines)
a. Eskritóriu
ida tenke dezenvolve sistema atu fornese serbisu ho diak ba departementu
hotuhotu.
- Serbisu
eskritóriu nian tenke analiz no kria prosedura propriu, tau iha sekuensia
hodi bele garante kontinuadade ritmu serbisu nian.
3. Sosa Sasan no fornesementu (Procuring
stationery and supplies)
a. Fornesementu
ba material eskritóriu ho adekuadu no kualidade importante tebes ba dizempenu
serbisu eskritóriu nian.
- Sosa
suratahan ho kualidade diak, lapizeira, agrafador no sira seluk, no
mantein material eskritóriu hirak ne’e tuir nesesidade.
4. Dezina no kontrola fórmasu eskritóriu
(Designing and control of office fórms)
a.
Eskritóriu uza formatu padraun ka
estandar atu simplifika no halo fasil operasaun eskritóriu.
- Ida
ne’e hanesan responsabilidade eskritóriu atu dezeina, estandariza, fórnese
no kontrollu formatu hirak ne’e bele uza iha departementu sira iha
organizasaun nia laran.
5. Sosa ekipamentu no mobiliariu eskritóriu
(Purchasing office equipments and furniture)
a.
Serbisu eskritóriu ne’ebé efisiente no
halo dezempenu diak no ekonomiku rekere mobiliariu (furniture), ekipamentu no Mákina
hirak propriu.
- Eskritóriu mak aranja, halo selesaun no
sosa sasan hirak ne’e hosi fornesedor hirak ne’ebé hetan fiar.
- Eskritóriu tenke asegura katak sasan
hirak ne’e tenki disponivel bainhira presija hosi departmentu no empregadu
sira, fasilita utilizasaun, manutensaun, no truka tuir nesesidades.
6. Salvaguarda patrimoniu eskritóriu (Safeguarding
of Assets)
a. Eskritóriu sai fatin atu asegura patrimoniu organizasaun
nian, protesaun atu labela aat no lakon, ahi labele han ka ameasa sira seluk.
- Iha
eskritóriu mak iha sistema ida ne’ebé bele jere no garante katak
patrimoniu organizasaun nian bele funsiona ho diak.
7. Jestaun ba
pesoal (Personnel Management)
a. Efisiensia serbisu eskritóriu depende tebes ba empregadu
sira.
- Sira nia kolokasaun, formasaun, promosaun,
avaliasaun no oinsa moris diak ba sira halao iha eskritóriu
nia laran.
8. Manutensaun ba relasaun públika (Maintaining
Public Relations)
a.
Organizasaun ida depende ba reputasaun
no hakarak diak ba ezistensia no progresu.
- Organizasaun hotuhotu sempre iha ninia parte
resepsaun hodi simu no kumprimenta sira nia vizitante sira.
- Iha mos meius seluk ne’ebé eskritóriu ida bele halo
atu hatudu imazen diak liu hosi bulletin, jornal, website, nsst.
Ho lia-fuan badak Ita bele dehan katak:
a.
Buat hirak temin iha leten nuudar
funsaun importante balun deit hosi esktritoriu.
- Natureza
no funsaun sira eskritóriu nian bele oioin ka la hanesan hosi organizasaun
ida ba organizasaun seluk tuir idaidak nia nesesidade.
II.
JESTAUN ESKRITÓRIU (Office
Management)
Office administration
(Administrasi perkantoran)
Office management
(Manajemen perkantoran)
(konseitu ne’e utiliza
truka malu ho sentidu kuaze hanesan de’it)
Portuges/Tetun: Jestaun eskritóriu
(la’os administrasaun eskritóriu?)
A. Definisaun jestaun eskritóriu
1. Jestaun
eskritóriu mak funsaun administra komunikasaun no rejistu ka arkivu konaba
organizasaun ida (Office management is the function of administering
communication and record of an organization, Arthur Grager).
2. Jestaun
eskritóriu mak funsaun ida, nuudar parte ida hosi arte no siensia jestaun
relasiona ho dezempenu serbisu eskritóriu ne’ebé efisiente, bainhira no iha ne’ebé
de’it serbisu ne’e atu halo.
(Office
management as a function, is the branch of the art and science of management
which is concerned with the efficient perfórmance of office work, whenever and
wherever that work is to be done, William Leffingwell and Edwin Robinson)
3. Hau
haree katak jestaun eskritóriu iha sentidu klean bele inklui, la’os de’it
funsaun atendementu ne’ebé jeralmente aseita ona maibe mos funsaun kontrollu
diresaun administrativa ba serbisu eskritóriu no suratahan.
(It
seems to me that office management in the broader sense might embrace, not only
the generally accepted service function but also the arise of functional
control administrative direction of most clerical and paperwork, Hal
Nourse)
4. Jestaun
eskritóriu relasiona ho diresaun no supervizaun ba serbisu eskritóriu nian
(Office
management is concerned with the direction and supervision of office work
(Edwin Robinson)
5. Jestaun
eskritóriu jeralmente deskreve hanesan organiza no administra serbisu ekritoriu
nian, servisu lorloron parte oin eskritóriu nian
(Office
management is generally described as organizing and administering the
auxiliary, day-to-day chores of the front office (Encyclopedia of Business,
2nd ed.)
6. Jestaun
eskritóriu mak deresaun hotuhotu konaba atividade auxiliariu ka administrativa
hodi haketak hosi buat hirak hanesan transportasaun, fabrika, armazen no faan
(Office
management is the over all direction of clerical activities as distinguished
such as transportation, manufacturing, warehousing and sales, William
Spriegel and Ernest Davies)
7. Jestaun
eskritóriu bele difini hanesan planeia, kontrollu, no organiza serbisu eskritóriu,
atuasaun ba sira halo serbisu hodi bele atinji objetivu determnia tiha ona. Nia
relasiona ho siklu infórmasaun no retensaun ba valor sira diak no halakon buat
hirak ne’ebé la benefisiu organizasaun.
Office
management can be defined as the planning, controlling, and organizing of
office work, and actuating those perfórming is so as to achieve the
predetermined objective. It deals with life cycle of business infórmation and
retention, if of permanent value, of destruction if obsolete (George
Terry)
Hosi difinisaun hirak iha leten ita bele habadak
de’it katak jestaun eskritóriu refere ba:
- Sentidu
ne’ebé klot refere ba atividade administrativa (clerical works, haree
funsaun eskritóriu)
- Sentidu
klean refere ba parte ida hosi siensia jestaun ne’ebé involve atividade
hirak hanesan planeia, organiza, atua, no kontrollu serbisu eskritóriu
nian
Aplikasaun funsaun
jestaun nian ba atividade serbisu eskritóriu:
- Planeamentu
(determina serbisu hirak ne’ebé tenke halo, alokasaun orsamentu, hola
sasan, nsst)
2. Organiza (prosesu koloka ema no serbisu,
responsabilidade
4. Atuasaun (menggerakkan staff, fó
orientasaun, motivasaun, utilizasaun fasilidade serbisu ho diak)
5. Kontrollu (akompana ka halo monitorizasaun
ba prosesu implementasaun serbisu, halo standar/indikador, oinsa implementa, no
avalia ka sukat ninia susesu, no hola asaun koretiva
B. Âmbitu
Jestaun Eskritóriu (Scope of Office Management)
Charles O Libbey fahe ambitu/skop/ruang lingkup
Jestaun Eskritóriu ba komponenti 9 :
1. Espasu
eskritóriu (Office Space)
2. Komunikasaun
(Communications)
3. Eskritóriu
Pesoal (Office Personnel)
4. Mobiliariu
no ekipamentu (Furniture and Equipment)
5. Ekipamentu
no Mákina (Appliances and Machines)
6. Lojistika
no mobiliariu (Supplies and Stationery)
7. Metodu
(Methods)
8. Rejistu
(Records)
9. Kontrollu
hosi ezekutivu (Executive Controls)
1. Espasu eskritóriu (Office Space)
Espasu eskritóriu kompostu hosi:
a. Previzaun
ba nesesidade fatin (Space fórecasting)
b. Alokasaun
ba fatin (Space allotment)
c. Modelu
fahe sala ka espasu (Office layouts)
d. Sistema
halo manas iha sala no sirkulasaun anin (Heating and ventilating)
e. (Air
conditioning)
f.
Implikasaun
lian iha sala laran (Acoustics)
g. Pintura
no Dezeina (Painting)
h. Fasilidade
ijenia (Service facilities)
i. Sala
enkontru (Assembly room)
j. Fator
seguransa (Safety factors)
k. Muda
eskritóriu (Moving offices)
l. Alterasaun
ka mudansa (Alterations)
m. Manutensaun
(Maintenance)
2. Komunikasaun (Communications)
a. Haruka
surat (Mailing)
b. Haruka
mensajem (Messanger service)
c. Telefóne
(Telephones)
d. Wiring
layouts (ligasaun fiu)
e. Sistema
telefone entre eskritóriu (Interoffice telephone systems)
f. Kuadru
informasaun (Bulettin boards)
g. Atendementu
resepsaun (Reception service)
3. Serbisu rekursu
umanu nian (Office Personnel)
a. Selesaun
(Selection)
b. Orientasaun
(Orientation)
c. Fórmasaun
(Training)
d. Teste/prova
(Testing)
e. Promosaun
(Promotion)
f. Truka/pergantian
(Turnover)
g. Sisteme
hato’o sujestaun (Suggestion system)
h. Orientasaun
ba impregadu (Pooling employees)
i. Atraza
tempu (Tardiness)
j. Falta
(Absenteeism)
k. Motivasaun
serbisu hamutuk (Morale)
l. Disiplina
(Discipline)
m. Refórma/Pensaun
(Retirement)
n. Avaliasaun
(Rating)
o. Keixa
(Grievances)
p. Nsst.
4. Mobiliariu no Ekipamentu (Furniture and
Equipment)
a. Meja
serbisu (Desk)
b. Kadeira
(Chairs)
c.
Meja
bo’ot ba enkontru (Tables)
d. Ekipamentu
arkivu (Filling equipment)
e. Fatin
ka brankas mak seguru (Vaults and safes)
f. Mobiliariu
funsional (Functional furniture)
g. Armazen
ba mobiliariu (Warehousing furniture)
h. Manutensaun
no hadia (Maintenance and repair)
i. Armariu
no fatin ba suratahan (Supply cabinets and shelving)
5. Material no Mákina (Appliances and Machines)
a. Mákina
hakerek/komputador (Type writers)
b. Mákina
sura nian (Calculating machines)
c. Material/ekipamentu
haruka surat (Mailing equipment)
d. Ekipamentu
reprodusaun (Reproduction equipment)
e. Ekipamentu
izenia (Janitorial equipment)
f. Biblioteka
g. nsst
6. Fornese no material eskritóriu (Supplies and
Stationary)
a. Stationary
items
b. Suratahan
c. Lapijera
d. Mákina
halo koak surak
e. Tizora
f. Mákina
Scanner
g. Mákina
Fótokopia
h. Mákina
Emprime
7. Métodu (Methods)
a. Prosesu
dadus (Data processing), PMIS?
b. Peskiza
ba eskritóriu (Office surveys)
c. Sukat
rezultadu serbisu administrativa (Measurement of clerical output), karta
sai-tama, prosesu fóllow up nia durasaun, nsst.
d. Halo
programa ka orariu ba serbisu rutina nian (Scheduling of routines): extra hours
(day off)
e. Halo
diagrama ba prosedimentus (Charting procedures)
f. Utiliza
filmazen (Use of films): ba relatoriu, referensia, nsst
g. Analiza
Estatistika (Statistical analysis), evolusaun atividade ruma hanesan krime,
kazu, violensia, nsst
8.
Rejistu (Records)
a. Koordenasaun
halo fórmatu sira (Fórms coordination)
b. Dezeina
fórmatu (Fórms design)
c.
Atendementu
ba korespondensia (Correspondence service)
d. Fórmatu
ba karta sira (Fórms letters)
e. Revizaun
ba karta sira (Letter writing reviews)
f. Metodu
relatoriu (Reporting methods)
g. Pratika
konaba sistema arkivu no armazena
h. Nsst.
9. Kontrollu ezekutivu (Executive controls)
a. Organiza
planu
b. Sentralizasaun
no Desentralizasaun ba serbisu.
c. Planu
orsamentu
d. Previzaun
e. Manual
instrusaun
f. Konferensia
g. Fó
fórmasaun ba ema hirak ne’ebé truka malu pozisaun
h. Analiza
ba serbisu
i. Padraun/estandar
ba salariu
C. Objetivu Jestaun Eskritóriu, inklui:
1. Fornese infórmasaun kompletu ba parte hirak ne’ebé
presija hodi implementasaun serbisu organzasaun efisiente
2. Fornese infórmasaun no relatoriu
ne’ebé diak ho kustu baratu
3.
Ajuda organizasaun asegura ninia nesesidades
4.
Fornese serbisu administrativa ne’ebé loos no atendementu ba kliente no
parseiru sira
5. Halo notas/catatan sira ho diak uza kustu ne’ebé ladun
karu
Prosesu jestaun eskritóriu
ninia objetivu fó infórmasaun ne’ebé prontu atu uza. Karakteristika infórmasaun
ne’e mak:
a.
Kompletu
b.
Relevanta ba ninia uzu
c.
La atraza/tarde (aktualizadu ka up to
date)
d.
Loos (accurate)
e.
Bele responsabilija ba ninia
autentiku/kebenaran
Tuir J.C. Denyer, iha prinsipiu 11 sistema
esktritoriu
1. Sistema
eskritóriu ida diak mak iha kanalizasaun serbisu ne’ebé la’o ho diak no laiha
impedementu oioin
2. Sistema
eskritóriu ida diak mak ida ne’ebé la iha duplikasaun
3. Sistema ne’e impede impregadu sira atu labele
lao ba-mai hodi gasta tempu let deit
4. Sistema
ne’e prevene ema labele hakerek arbiru deit
5.
Sistema
eskritóriu utiliza didiak ema espesializadu sira iha implementasaun serbisu
6.
Sistema
ida ne’ebé uza suratahan minimu tebes
7. Prevene
halo rejistu bebeik bainhira iha ona programa no orariu, karik buat ruma
importante deit mak tenke halo rejistu
8.
Tenke
halo tuir prosidementu, esepsaun ba regras tenke diminui tebes
9. Lalika
cek bebeik serbisu karik la presija
10. Utiliza
didiak mákina maibe labele bebeik (bele at lalais).
11. Tuir
prinsipiu simplisidade em termus prosedimentu, ema bele kompriende no bele halo
tuir
Tuir Komaruddin,
iha prinsipiu 9 jestaun esktritoriu:
1.
Jerente
hanesan ezekutivu ne’ebé halo planu, lidera empregadu sira halo serbisu no
kontrollu ba maioria serbisu hothotu eskritóriu nian.
2.
Organiza
eskritóriu laran (layout) ho sistematiku hodi bele halo movimentasaun ema la’o
ho di’ak, la atraza, no fasil atu asesu ba
3.
Mákina
no ekipamentu hirak automatiku bele uza bainhira la gasta barak
4. Tenke
aplika simplifikasaun serbisu haree hosi tempu no movimenta ema nian.
5. Sistema no prosedimentu serbisu eskritóriu
tenke hadia bebeik hodi bele efisiente ka reduz kustu
6. Sistema jestaun ba arkivu hetan kontrollu
bebeik, hadia metodu arkivu ida ne’ebé la efisiente, marka tempu ka durasaun ba
arkivu hirak ne’ebé atu halakon ka destroi, nsst.
7. Dezenvolve
relasaun diak entre empregadu liu hosi analiz ba serbisu, halo programa ba fórmasaun,
sujestaun hosi empregadu sira, no iha matadalah orientasaun nian.
8. Padraun
kualidade no kuantidade serbisu eskritóriu nian tenke dezenvolve bebeik no
tenke uza duni.
9. Konsiensia
ba serbisu tuir konseitu baziku jestaun nian tenke dezenvolve bebeik hosi nivel
hirak iha leten hodi fórma atitude staff sira.
Rekursu
ba Jestaun eskritóriu:
a. Funsionáriu
b. Orsamentu
c. Material (suratahan, lapijera, agrafador,
kuadru, nsst.)
d. Mákina/ekipamentu
(komputadór, scanner, kareta, nsst.
e. Métodu
(prosedura/mekanizmu serbisu)
f.
Tempu
(periodu/durasaun ba prosesu atividade)
D. Office Layout:
Alokasaun espasu ne’ebé
presija no detailadu konaba utilizasaun espasu hirak ne’e hodi halo fator
fizika hirak ne’ebé nesesariu pratikamente bele organiza ba ezekusaun serbisu eskritóriu
ho kustu ida razoavel (Office
lay out is the determination of space requirement and the detailed utilization
of this space in order to provide a practical arrangement of the physical
factors considered necessecary fór the execution of the office work within
reasonable cost (George R. Terry, 1958))
Objetivu office layout
- Prevene
gasta enerjia, no tempu
- Garante prosesu serbisu la’o ho di’ak
- Maximiza
utilizasaun sala ho efisiente
- Prevene
ema atu labele persege/disturbu malu
- Garante ambiente ida halo ema konfórtabel
- Fó
inpresaun ba ema bainaka sira
- Halo
movimentasaun ema nian diak
Tipu office layout
- Cubicle
Type Offices
Fatin ka ruangan/sala
serbisu ne’ebé fahe ketaketak
Vantajem:
a. Garante
konsentrasaun serbisu
b. Garante
ka fó protesaun ba serbisu hirak segredu
c.
Garante
ka mantein dignidade ofisial jerente ka xefi sira
d.
Garante
susesu sebisu, xefe iha responsabilidade ba ninia sala/ruangan serbisu
Disvantanjem/Frakeza
a. Komunikasaun
diretamente ho staff sira ladun la’o di’apk
b. Presija
orsamentu bo’ot ba manuntesaun, ligasaun ahi no sira seluk tan
c. Ladun
iha fleksibilidade bainhira iha mudansa ka ekspasaun
d. Difikulta
kontrolu/pengasawan
e. Presija
fatin bo’ot hodi bele fahe sala hirak ne’e.